Digitales Berichtsheft: Login, Anmeldung und Einrichtung für IHK & HWK Berufe

In diesem Beitrag erfahren Inhaber, Ausbilder, Lehrer und Auszubildende, wie man das digitale Berichtsheft für die Ausbildung einrichtet, wo man sich einloggen kann und wo man sich die Berichtsheft-App für iOS und Android Smartphones herunterladen kann.

„Die beste Zeit, etwas zu vereinfachen, war gestern. Die zweitbeste ist heute.“

Was ist Zubido?

Zubido ist die wegweisende digitale Plattform für das Führen von Berichtsheften und zur praxisorientierten Organisation der betrieblichen Ausbildung mit über 5.000 registrierten Betrieben (branchenübergreifend). Manche sagen auch Azubi-App dazu, oder Software für den Ausbildungsnachweis, oder sie nennen es Online-Berichtsheft.

Azubis und Betriebe, sowie Ausbilder und Externe (wie z.B. Lehrer oder Prüfer) registrieren sich über die Website. Nach erfolgter Registrierung loggen Auszubildende und Ausbildungsverantwortliche sich entweder via Website in die Web-App ein oder nutzen die mobile App (verfügbar für Android/iOS via App-Store/Play-Store) und erledigen die Ausbildungsdokumentation papierlos.

Wichtig: Die mobile App steht angemeldeten Nutzern nach der Registrierung über die Website auch ohne Internetverbindung zur Verfügung; Datenvolumen alle oder kein Empfang … mit Zubido kein Problem.

Digitales-Berichtsheft: Registrierung Schritt für Schritt

Rolle wählen und registrieren

Alle Nutzer registrieren sich über die Zubido-Webseite im Browser, nicht über die mobile App. Es gibt vier Rollen: 

Azubi – (Auszubildende in HWK/IHK Ausbildungsberufen)

Betrieb/Leitung – (erforderliche Admin-Rolle des Unternehmens)

Ausbildung – (weitere Ausbildungsverantwortliche im Betrieb)

Extern – (Lehrkräfte, Eltern, Prüfer)

Azubis können die App theoretisch auch ohne Betrieb nutzen, aber der echte Nutzen entsteht natürlich erst, wenn die App im Unternehmen eingesetzt und allen, die an der Ausbildung beteiligt sind, zur Verfügung gestellt wird.

Registrierung Azubi (erforderliche Rolle)

1. Registrierung via Website (Zubido.de) aufrufen, E-Mail und Passwort festlegen - E-Mail bestätigen, Ausbildungsdaten eingeben, Nutzungsbedingungen bestätigen.
2. Nach erfolgter Registrierung: Betriebscode zur Verknüpfung eingeben (vom Ausbildungsbetrieb bereitgestellt).
3. Danach: Digitales Berichtsheft via Login über Browser oder mobile App nutzen.

Alternativ kann man als Azubi auch vor-angelegt und eingeladen werden, dann muss man nur noch auf einen Link in der E-Mail klicken und ein Passwort vergeben. Voraussetzung hierfür ist, dass der Betrieb Zubido Plus oder Premium nutzt.

Registrierung Betrieb/Leitung (erforderliche Rolle)

1. Web-App (Registrierung) unter Zubido.de aufrufen, Konto anlegen – Name und Firmendaten ausfüllen, E-Mail bestätigen, Nutzungsbedingungen bestätigen.
2. Nach erfolgter Registrierung: Tarif wählen, Verknüpfungscodes für Azubis und Ausbilder erstellen oder Azubis und Ausbilder anlegen und einladen (ab Plus).
3. Danach: Digitales Berichtsheft via Login über Browser oder mobile App nutzen. Ausbildungsverantwortung zuweisen und Berichte verwalten, ab Plus: Rechte und Gruppen verwalten.

Alternativ können Azubis und Ausbildende auch vor-angelegt und eingeladen werden. Voraussetzung hierfür sind die Tarife Zubido Plus oder Premium.

Registrierung Ausbilder (zusätzliche Rolle)

1. Web-App (Registrierung) unter Zubido.de öffnen, Rolle "Ausbildung" wählen, E-Mail und Passwort anlegen - Betriebscode vom Ausbildungsbetrieb eingeben.
2. Nach Zuweisung durch den Betrieb können Berichte eingesehen, kommentiert und unterschrieben werden.

Alternativ kann man als bspw. Ausbilder oder Personalleiterin auch vor-angelegt und eingeladen werden, dann muss man nur noch auf einen Link in der E-Mail klicken und ein Passwort vergeben. Voraussetzung hierfür ist, dass der Betrieb Zubido Plus oder Premium nutzt.

Registrierung Extern (zusätzliche Rolle, z. B. Lehrer)

1. Web-App (Registrierung) unter Zubido.de aufrufen, Rolle “Extern” wählen und definieren, E-Mail bestätigen, Nutzungsbedingungen bestätigen.
2. Verknüpfungscode generieren und den Auszubildenden zur Verfügung stellen.
3. Azubis tragen diesen bei sich im Bereich Einstellungen ein (Verknüpfung).
4. Danach erhalten Sie Einblick in die Berichtshefte.

Tarifoptionen für Betriebe

• Basic: Berichtsheft-Grundfunktionen, jeder registriert sich selbst, Verknüpfung via Code
• Plus: Azubis/Ausbilder zentral anlegen (Einladungen), Gruppierungen, Berechtigungen
• Premium: Personalimport und Onboarding, Mengenrabatte, Zahlung auf Rechnung

Einrichtungsbeispiel und Login für kleine Betriebe

Wenn im Unternehmen nur eine Person ausbildet, dann genügt es einen Betrieb zu registrieren.

Alle Funktionen der Rolle „Ausbildung“, sind in der Rolle „Betrieb/Leitung“ enthalten.

Die Rolle „Ausbildung“ ist eine kostenlose, aber optionale Rolle für zusätzliche Ausbildungsverantwortliche im Unternehmen (ohne Betrieb ist keine Verknüpfung mit Azubis möglich).

Der Betrieb kann nach Abschluss der Registrierung den Tarif wählen (z.B. Zubido Basic), seinen Verknüpfungscode teilen und hierrüber Azubis oder ggf. zusätzliche Ausbilder mit dem Betrieb verknüpfen (bei Zubido Basic registriert sich jeder selbst).

Der Login in das Digitale-Berichtsheft erfolgt anschließend entweder via Website „Login“, oder via mobile App. Bestimmte Verwaltungsfunktionen stehen nur über den Web-Login zur Verfügung.

Einrichtungsbeispiel und Login für KMU

Die Rolle „Betrieb/Leitung“ ist immer erforderlich. Nach der Registrierung des Unternehmens wählt man am besten zuerst den Tarif. Ab Zubido Plus (meist ab 3 Azubis) stehen dem Unternehmen zusätzliche Funktionen wie Branding, Einladungen, Gruppierungen, Berechtigungen und KI-Funktionen zur Verfügung.

Die Rolle „Betrieb/Leitung“ nimmt eine verwaltende Funktion ein und hat die Hoheit über die Zahlungsdaten, Personalverantwortung kann via Berichtigungen an Mitarbeitende der Rolle Ausbildung delegiert werden. Es können beliebig viele Ausbildende hinzugefügt werden (ohne Kosten).

Der Login in die Berichtsheft-App kann nach der Registrierung entweder via Website (Web-App) oder via mobile App erfolgen. Bestimmte Verwaltungsfunktionen (bspw. Zahlungen) stehen nur über den Web-Login zur Verfügung.

Einrichtungsbeispiel und Login für größere Unternehmen

Der Zubido Premium Tarif richtet sich an Betriebe mit vielen Auszubildenden (ab ca. 20 bis ca. 500), die nach einer schlanken und intuitiven Lösung für den Ausbildungsnachweis suchen, die sich schnell und reibungslos im Unternehmen einführen lässt.

Der Premium Tarif wird als Staffeltarif (mit Mengenrabatt) angeboten und wird jährlich gebucht. Zusätzlich zu den Funktionen aus Basic und Plus bietet Premium auch die Möglichkeit selbst hunderte Mitarbeiter einfach und schnell via CSV-Import anzulegen. Beim Import und beim Onboarding werden Premium Kunden von Zubido auf Wunsch aktiv unterstützt.

Nach dem Onboarding loggen sich Azubis und Ausbilder via mobile App oder via Web-Login in das Digitale-Berichtsheft ein, um ihre Ausbildungsnachweise gemäß HWK/IHK digital zu führen.

Die Zubido App bietet zusätzlich zum Digitalen-Berichtsheft viele praktische Funktionen zur Organisation rund um die betriebliche Ausbildung und lässt sich via Gruppierungen und Berichtigungen an unterschiedliche Bedürfnisse anpassen. Praktische KI-Funktionen erleichtern die Auswertung gesammelter Berichte gemäß Berufsbild (Orientierung am Ausbildungsrahmenplan).

Digitales-Berichtheft – Fazit

Zubido erleichtert allen Beteiligten die Ausbildungsdokumentation und macht Schluss mit unleserlicher Handschrift oder fehlenden Blättern! Mit dem Login und dem Zugang für unser Digitales-Berichtsheft erhalten Azubis, Ausbilder und Betriebe jeder Größe den totalen Überblick über den Ausbildungsfortschritt – egal ob via mobile App oder Web-App. Die richtige Tarifwahl sorgt für passende Funktionen je nach Bedarf und kann flexibel angepasst werden.

Jetzt registrieren und durchstarten!