Zubido Update mit KI-Funktionen und QR-Code Zugang für Prüferinnen und Prüfer

Zubido Berichtsheft-App – Update auf v4.1

Zum Mai erblühen frische Updates unserer beliebten Zubido-App. Neben Wünschen aus der Community und den üblichen kleinen Verbesserungen werden auch ein paar wirklich schöne Neuerungen veröffentlicht, mit denen wir vor allem dem Ehrenamt und den Fachleuten seitens der Kammern die Bewertung der Berichtshefte mit Blick auf Prüfungen und Zwischenprüfungen erleichtern möchten. 

Also dann … los geht’s!

1. Neuer QR-Code- bzw. Link-Zugang für Prüfungsverantwortliche

Mit dem Update auf die Version 4.1 wird eine neue Möglichkeit geschaffen, um Prüferinnen und Prüfern einen direkten digitalen Zugang zu den Berichtsheften zu ermöglichen.

Azubis und Ausbildungsverantwortliche können künftig aus der App heraus (zusätzlich zum PDF-Export), einen individuellen QR-Code (bzw. Link) zur Prüfung der Berichtshefte teilen, der jeweils für 45 Tage gültig ist. Über diesen Weg erhalten Prüfungsverantwortliche Zugriff auf eine kompakte Prüfungsansicht eines Berichtshefts.

Diese Prüfungsansicht bietet einstellbare Zeiträume, eine grafisch unterstützte Darstellung zum Berichtsheftstatus sowie Statistiken und punktet mit brandneuen KI-Funktionen. Aus der Prüfungsansicht heraus können weitere Berichtshefte via QR-Code eingelesen werden.

Registrierte Prüferinnen und Prüfer (Rolle „Extern“) profitieren von zusätzlichen Vorteilen und Funktionen wie einer Notiz- und Erinnerungsfunktion je Azubi sowie der Möglichkeit, die Kontaktfunktionen der App zu nutzen, um mit verknüpften Auszubildenden direkt in Kommunikation zu treten.

2. KI-Analyse der Berichtshefte und KI-Chat für Prüfende

Prüferinnen und Prüfer machen ihre wichtige Arbeit fast immer ehrenamtlich, und so ein Stapel unleserlicher Berichtshefte sorgt daher selten für Freude. Mit Blick auf die Aufwände rund um Prüfungen und um die Verantwortlichen seitens Innungen und Kammern zu entlasten, haben wir uns intensiv mit der Nutzung von künstlicher Intelligenz zur Auswertung vorliegender Berichte befasst.

Mit dem Update auf Zubido 4.1 steht Prüferinnen und Prüfern eine neue KI-Report-Funktion zur Verfügung. Die KI wertet den gewünschten Berichtsheftzeitraum aus, beurteilt die erfassten Berichte anhand des jeweiligen Berufsbilds und erstellt zusammenfassende Einblicke in die Struktur und Ausführlichkeit der Ausbildungsdokumentation. Zusätzlich können Prüfungsverantwortliche unseren KI-Chat nutzen, um spezifische Fragen zu den erfassten Berichten zu stellen – so sieht digitaler Fortschritt aus!

Unsere KI-Einbindung verarbeitet die Daten zweckgebunden auf Servern in Deutschland und berücksichtigt somit den Datenschutz.

3. Verknüpfungen werden vereinfacht

Bislang wurde für jede Verknüpfung zwischen Betrieb und Azubi oder weiterem Personal sowie zwischen Azubi und Lehrkraft oder externen Personen jeweils ein neuer Verknüpfungscode generiert. Dieses Vorgehen war umsichtig, machte aber die Verknüpfung vieler Azubis auf einmal etwas umständlich.

Ab App-Version 4.1 benötigt man als Unternehmen nur noch einen Verknüpfungscode für das ganze Team (eine Erneuerung dieses Codes bleibt auf Wunsch möglich). Auf die gleiche Weise können z. B. Lehrkräfte oder Prüfer künftig ihren Verknüpfungscode zur Verfügung stellen, um damit z. B. eine komplette Berufsschulklasse zu verknüpfen.

Die Verknüpfungscodes lassen sich in der App als QR-Code sowie als Ziffernfolge darstellen (Betriebe, Externe) oder erfassen (Azubis, Ausbildende).

4. Vereinfachung des Rollenmodells

Die mit der App-Version 4.0 etablierte Rolle „Extern“ und die Rolle „Lehrkraft“ waren funktional fast identisch und werden nun unter „Extern“ zusammengefasst. Die Registrierung der beruflichen Funktion (bspw. „Lehrerin“ oder „Prüfer“) ist natürlich weiterhin möglich, erfolgt nun aber in einem Schritt nach Auswahl der Rolle.

5. Erweiterung der Suchfunktionen

Die Suchfunktionen im Berichtsheft waren insbesondere in Kombination mit den verschiedenen Filtern oder Kalenderansichten schon immer eine sehr beliebte Möglichkeit, um bspw. schnell einen Überblick über verschiedene Lernorte oder Statuseinträge zu erhalten. Ab der Version 4.1 kann man die Berichte nun auch nach Stichworten zu einzelnen Tätigkeiten durchsuchen, um einen schnellen und intuitiven Zugang zu erfassten Einträgen zu ermöglichen. Diese Funktion ist gleichermaßen hilfreich für Azubis (etwa zur Prüfungsvorbereitung) wie auch für Ausbildende, um z. B. nachvollziehen zu können, wie, wann oder wo ein Azubi bestimmte Erfahrungen sammeln konnte.

6. Deaktivierung von Tätigkeitenvorschlägen im Berichtsheft

Einige Ausbildungsbetriebe haben angeregt, dass wir die Tätigkeitenvorschläge bzw. die Eingabeunterstützung für häufig wiederholte Tätigkeiten für Azubis aus der App entfernen. Da diese Funktion von vielen Unternehmen jedoch auch sehr begrüßt wird, lässt sich diese Komfortfunktion künftig durch den Betrieb in den App-Einstellungen übergreifend deaktivieren.

7. Verbesserungen bei der Ein- und Ausgabe im Berichtsheft

Auf vielfachen Communitywunsch hin wird das Eingabefeld zur Erfassung von Tätigkeiten künftig wieder größer dargestellt. Ebenfalls auf mehrfache Nachfrage zurückgekehrt ist das Icon für Anhänge in der Wochenansicht für Ausbildungsverantwortliche sowie ein „Azubi-Header“, der vom jeweiligen Berichtsheft direkt auf die Profilansicht eines Auszubildenden führt. Innerhalb einer Azubi-Profilansicht kann man nun auch wieder auf eine Statistik der erfassten Statuseinträge zugreifen und einsehen, an wie vielen Tagen ein Status wie z. B. „Krank“ oder „Urlaub“ gesetzt wurde. Diese Info wird künftig außerdem bei PDF-Exporten von Berichtsheften gleich auf dem Deckblatt dargestellt – innerhalb der PDFs haben die Nachweise zudem eine fortlaufende Nummer erhalten. Weiterhin wurden die zulässige Zeichenzahl für Kommentare erhöht und die Eingabe für die Zeiterfassung optimiert. Auch diese Anregungen kamen aus unserer erfreulich aktiven Zubido-Community.

8. Beendigung von Abonnements

Die neue Version bringt auch einige Optimierungen rund um das Beenden von Abos mit.

Betriebe werden künftig bereits 30 Tage vor dem Ausbildungsende eines Azubis per Benachrichtigung und E-Mail daran erinnert, das Abonnement rechtzeitig zu beenden (Kündigung des Abos zum Laufzeitende).

9. Dies und das

Die E-Mail-Dialoge wurden neugestaltet, wodurch sich z. B. die Bestätigungscodes bei der Registrierung leichter erfassen lassen.

Für eine bessere Lernortkooperation lassen sich künftig über die Profile der Azubis (z. B. seitens des Betriebs oder der Berufsschule), alle verknüpften und ausbildungsrelevanten Personen inkl. deren hinterlegten Kontaktinformationen einsehen.

Auch im Hintergrund – wie z. B. an der Schnittstelle zu unserem Zahlungsdienstleister Stripe – gab es kleinere Optimierungen.

Natürlich arbeiten wir unterdessen auch schon am nächsten Update und halten weiterhin an unserem Credo fest, unseren Nutzerinnen und Nutzern die Berichtsheft-App mit dem besten Nutzungserlebnis am Markt zu bieten.

Stay tuned!