Wie sollten Betriebe den Datenschutz beim Wechsel von Papier oder einer anderen App beachten?

Beim Wechsel von Papier oder einer anderen App sollten Betriebe zuerst klären, welche alten Nachweise gesichert, aufbewahrt oder nicht mehr benötigt werden. Bisherige Berichtshefte sollten als PDF oder Ausdruck vollständig gesichert werden, bevor eine alte Lösung nicht mehr erreichbar ist.

Danach wird festgelegt, ab welchem Datum das Berichtsheft digital weitergeführt wird und wer Zugriff auf Team, Berichte, Zusatzberichte und Ausbildungsdaten erhalten soll. In unserer App können alte Berichtsheft-PDFs abgelegt und beim späteren Export berücksichtigt werden.

App-Link "Berichtsheft exportieren (Betrieb/Ausbildung)" BIBB: Ausbildungsnachweis Datenschutzerklärung

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Ähnliche Fragen

Wie startet ein Betrieb in einer laufenden Ausbildung mit der App?

Bei einer laufenden Ausbildung wird zuerst geklärt, ab welchem Datum das Berichtsheft digital weitergeführt werden soll. Dieses Datum wird als `Start des digitalen Berichtshefts` in den Ausbildungsdaten gesetzt. Bisherige Nachweise aus Papier, Word, PDF, IHK-System oder anderer Software sollten vorher als PDF gesichert werden; ein altes Berichtsheft-PDF kann unter `Einstellungen > Ausbildung & Berichtsheft` abgelegt und später beim Export berücksichtigt werden. Danach werden Azubis mit dem Betrieb verbunden, Ausbildungsdaten geprüft und der passende Berichtsheftmodus festgelegt.

# Ausbildungsnachweis

Kann ein Betrieb von einer anderen Berichtsheft-App wechseln?

Ja, ein Betrieb kann von einer anderen Berichtsheft-App wechseln, wenn bisherige Nachweise vor dem Wechsel gesichert werden. Bestehende Berichte sollten als PDF exportiert und abgelegt werden. In unserer Berichtsheft-App wird anschließend der `Start des digitalen Berichtshefts` gesetzt; ab diesem Datum werden neue Berichte digital geschrieben, eingereicht, geprüft, signiert und exportiert. Ein altes Berichtsheft-PDF kann unter `Einstellungen > Ausbildung & Berichtsheft` gespeichert und später im Berichtsheft-Export berücksichtigt werden.

# Ausbildungsnachweis

Was unterscheidet eine DSGVO-orientierte Ausbildungs-App von Vorlagen?

Eine Vorlage als Word- oder PDF-Datei löst Datenschutzfragen nicht automatisch, weil Ablage, Versand, Zugriff, Unterschrift und Aufbewahrung außerhalb der Vorlage organisiert werden müssen. Eine DSGVO-orientierte Ausbildungs-App sollte dagegen Rollen, Verknüpfungen, Zugriffe, Export, Löschung, Auftragsverarbeitung und technische Dienstleister nachvollziehbar abbilden. Unsere App verbindet diese Datenschutzperspektive mit dem Ausbildungsprozess: Berichtsheft, Zusatzberichte, Chat, Notizen, Profile, Ausbildungsdaten und Abrechnung werden rollenbezogen genutzt statt als lose Dateien weitergegeben.

# Datenschutz

Wie gelingt der Wechsel vom digitalen IHK-Berichtsheft in eine neue Berichtsheft-App?

Der Wechsel in unsere Berichtsheft-App gelingt am besten in drei Schritten: Zuerst werden bisherige IHK-Berichte als PDF exportiert und gesichert. Danach wird dieses alte Berichtsheft-PDF unter `Einstellungen > Ausbildung & Berichtsheft` abgelegt und der `Start des digitalen Berichtshefts` festgelegt. Anschließend werden Azubis mit dem Betrieb verbunden, Ausbildungsdaten geprüft und der Berichtsheftmodus festgelegt. Ab dem Startdatum wird das Berichtsheft digital weiter geschrieben, eingereicht, geprüft, signiert und später zusammen mit dem abgelegten alten Berichtsheft exportiert.

# Ausbildungsnachweis

Welche Rolle spielt Datenschutz bei einer Berichtsheft-App?

Datenschutz ist bei einer Berichtsheft-App besonders wichtig, weil dort personenbezogene Daten, Ausbildungsdaten, Berichte, Kommentare, Zusatzberichte, Notizen, Chatnachrichten, Rollen und Abrechnungsdaten zusammenkommen können. Betriebe sollten deshalb prüfen, ob Datenschutzerklärung, Auftragsverarbeitung, Rollen- und Zugriffskonzept, Export, Löschung und technische Dienstleister nachvollziehbar beschrieben sind. Unsere App arbeitet rollenbezogen: Azubis, Betriebe, Ausbildungspersonen und externe Personen sehen nicht automatisch dieselben Daten, sondern nur die jeweils vorgesehenen Ausbildungsbereiche.

# Datenschutz

Was bedeutet Start des digitalen Berichtshefts bei der Registrierung?

Der Start des digitalen Berichtshefts legt fest, ab wann das Berichtsheft in dieser App geführt wird. Das ist vor allem wichtig, wenn vorher ein Berichtsheft auf Papier oder in einer anderen App geführt wurde. Bei neuen Ausbildungen ist das normalerweise der Ausbildungsstart; bei einem Wechsel sollte der Start zum tatsächlichen Beginn in dieser App passen.

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