KI-Bild
Wer in diesen Wochen neue Auszubildende einstellt, entscheidet nicht nur über Verträge, Arbeitskleidung oder Zugänge. Oft werden gerade die kleinen Prozesse festgelegt, die den Ausbildungsalltag über Jahre prägen. Einer davon: das Berichtsheft.
Lange galt der Ausbildungsnachweis als Pflichtdokument, das irgendwo zwischen Ordner, Word-Datei und Kammerportal verwaltet wurde. Heute stehen Ausbildungsbetrieben mehr digitale Lösungen zur Verfügung als je zuvor. Gleichzeitig verändert sich der Markt spürbar: Die bisher von vielen Betrieben genutzte digitale Berichtsheft-Lösung der IHK wird eingestellt, künstliche Intelligenz eröffnet neue Möglichkeiten und immer mehr Unternehmen hinterfragen, ob sie überhaupt die richtige Lösung im Einsatz haben.
Der Ausbildungsstart 2026 ist deshalb ein guter Zeitpunkt, das Thema neu zu betrachten.
Nicht die Frage, ob das Berichtsheft digital geführt werden sollte, steht heute im Mittelpunkt.
Sondern die Frage, wie digitale Ausbildung künftig aussehen soll.
„Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.“
Der Satz von Thorsten Dirks gehört inzwischen zu den meistzitierten Aussagen über Digitalisierung. Vermutlich deshalb, weil er ein Problem beschreibt, das viele Unternehmen aus ihrem Alltag kennen.
Häufig wird Digitalisierung mit der Übertragung bestehender Prozesse in eine neue Oberfläche verwechselt. Aus Papierformularen werden PDF-Formulare, aus Aktenordnern werden Portale und aus einfachen Abläufen entstehen Software-Prozesse mit Schulungsbedarf. Der Prozess ist digital geworden. Einfacher ist er deshalb noch lange nicht.
Gerade beim Berichtsheft lässt sich dieses Muster häufig beobachten. Die eigentliche Aufgabe ist überschaubar: Auszubildende dokumentieren ihre Ausbildung, Ausbildungsverantwortliche prüfen die Einträge und der Betrieb behält den Überblick. Trotzdem wirken manche Lösungen erstaunlich kompliziert.
Dabei sollte Digitalisierung genau das Gegenteil erreichen.
Sie sollte Komplexität reduzieren, Orientierung schaffen und Menschen entlasten.
Denn niemand steht morgens auf und freut sich darauf, ein Berichtsheft zu führen. Auszubildende möchten lernen. Ausbildungsverantwortliche möchten ausbilden. Betriebe möchten sicherstellen, dass Ausbildung funktioniert.
Die Software sollte dabei helfen – nicht im Weg stehen.
Für viele Ausbildungsbetriebe wurde die Frage nach dem digitalen Berichtsheft durch die Kammer oder die Berufsschule beantwortet.
Es gab die IHK-Lösung und weitere wenig zeitgemäße Lösungen weiterer Anbieter.
Entsprechend groß ist die Aufmerksamkeit, seit zahlreiche Industrie- und Handelskammern über die bevorstehende Einstellung ihres digitalen Berichtshefts informieren. Für viele Betriebe bedeutet das, dass sie sich erstmals aktiv mit Alternativen beschäftigen müssen.
Doch genau darin liegt auch eine Chance.
Denn die Situation zwingt Unternehmen dazu, eine grundlegendere Frage zu stellen: Reicht es aus, Berichte digital zu erfassen? Oder sollte eine moderne Lösung den Ausbildungsalltag aktiv unterstützen und allen das Leben leichter machen?
Diese Entwicklung ist bereits deutlich spürbar. Zahlreiche Betriebe, die bisher bspw. mit der IHK-Lösung gearbeitet haben, entscheiden sich inzwischen für einen Wechsel zu Zubido. Dabei geht es selten um einzelne Funktionen. Viel häufiger stehen einfache Abläufe, eine intuitive Nutzung und ein geringerer organisatorischer Aufwand im Vordergrund.
Für viele Betriebe stellt sich dabei noch eine weitere praktische Frage: Was passiert mit den Berichtsheften, die bereits geführt wurden?
Schließlich haben zahlreiche Auszubildende ihre Ausbildungsnachweise über Monate oder sogar Jahre in der bisherigen Lösung dokumentiert. Niemand möchte diese Dokumentation verlieren oder später auf mehrere Systeme verteilt nachweisen müssen.
Genau deshalb wird die kommende Version von Zubido einen durchgängigen Übergang ermöglichen. Bereits geführte Berichtshefte können als PDF, Scan oder andere Dokumente hinzugefügt werden. Die bisherige Dokumentation bleibt dadurch vollständig erhalten und kann später gemeinsam mit dem in Zubido geführten Berichtsheft ausgegeben werden.
Der Wechsel beginnt also nicht bei null.
Er baut auf dem auf, was bereits vorhanden ist.
Wer heute einen Ausbildungsbetrieb führt, hat selten zu wenig Software. Eher zu viel.
Für Zeiterfassung gibt es ein System. Für Bewerbungen ein weiteres. Für Schulungen ein drittes. Das Berichtsheft landet dann häufig als Modul in einer großen HR-Plattform oder als PDF in irgendeinem digitalen Ordner.
Das Problem dabei: Ein Berichtsheft ist keine Personalakte.
Es ist ein Arbeitswerkzeug.
Und Arbeitswerkzeuge müssen vor allem eines sein: einfach.
Software wird dennoch häufig anhand ihrer Funktionen bewertet. Wie viele Module gibt es? Welche Schnittstellen sind vorhanden? Welche Features bietet das System?
Das klingt vernünftig. In der Praxis entscheidet jedoch oft etwas anderes über Erfolg oder Misserfolg.
Nämlich die Frage, ob Menschen die Software tatsächlich nutzen.
Ein Berichtsheft wird nicht von IT-Abteilungen geführt. Es wird von Auszubildenden geführt. Von Ausbildern. Von Betriebsleiterinnen. Von Personalverantwortlichen. Von Menschen also, die ihre eigentliche Arbeit erledigen möchten und nicht die Bedienung einer Software erlernen wollen.
Wenn eine Lösung erst erklärt werden muss, entsteht Reibung. Wenn Prozesse unnötig kompliziert sind, entstehen Rückfragen. Wenn Funktionen gesucht werden müssen, sinkt die Akzeptanz.
Benutzerfreundlichkeit ist deshalb kein Design-Thema. Sie ist ein Produktivitätsfaktor.
Gute Werkzeuge zeichnen sich selten dadurch aus, dass sie möglichst viel können.
Sie zeichnen sich dadurch aus, dass man sie versteht, ohne eine Anleitung lesen zu müssen.
Ein Schweizer Taschenmesser wird nicht geschätzt, weil es besonders viele Funktionen besitzt. Es wird geschätzt, weil es im entscheidenden Moment schnell hilft. Man nimmt es in die Hand, versteht es sofort und benutzt es.
Genau so sollte moderne Ausbildungssoftware funktionieren.
Nicht überladen. Nicht erklärungsbedürftig. Sondern praktisch.
Bei Zubido steht dieser Gedanke seit Beginn der Entwicklung im Mittelpunkt. Die Plattform wurde nicht als Verwaltungssoftware konzipiert, die möglichst viele Funktionen sammelt. Ziel war ein Werkzeug, das Auszubildende und Ausbildungsverantwortliche ohne Schulung nutzen können.
Die Rückmeldungen aus tausenden Ausbildungsbetrieben ähneln sich dabei erstaunlich häufig. Viele Nutzer sprechen von der einfachen Bedienung, der schnellen Einarbeitung und der spürbaren Zeitersparnis.
Das sind keine spektakulären Schlagworte.
Aber genau das macht gute Werkzeuge aus.
Viele Betriebe wissen ziemlich genau, ob Berichte geschrieben wurden.
Deutlich schwieriger ist die Frage, ob die Ausbildung tatsächlich die Inhalte vermittelt, die vermittelt werden sollen.
Der Ausbildungsrahmenplan bildet die Grundlage jedes anerkannten Ausbildungsberufs. Er beschreibt, welche Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten während der Ausbildung vermittelt werden sollen. Das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) stellt hierzu umfangreiche Informationen und Hilfestellungen bereit.
In der Praxis existieren jedoch häufig zwei getrennte Welten.
Auf der einen Seite steht der Ausbildungsrahmenplan.
Auf der anderen Seite das Berichtsheft.
Ein systematischer Zusammenhang zwischen beiden fehlt oft.
Genau hier entsteht derzeit die nächste Entwicklungsstufe digitaler Ausbildungssoftware.
Mit dem Ausbildungsstart 2026 wird Zubido praktisch alle Ausbildungsrahmenpläne der Handwerkskammern und Industrie- und Handelskammern direkt in der Plattform verfügbar machen. Darüber hinaus können Berichte künftig mithilfe künstlicher Intelligenz mit den jeweiligen Ausbildungsrahmenplänen abgeglichen werden.
Dadurch entsteht ein neuer Blick auf Ausbildung.
Nicht nur die Frage, was dokumentiert wurde.
Sondern auch die Frage, welche Inhalte bereits erkennbar vermittelt wurden und welche Bereiche möglicherweise noch stärker berücksichtigt werden sollten.
Aus einem Ausbildungsnachweis wird damit ein Werkzeug zur Orientierung. Für Auszubildende, Ausbildungsverantwortliche und Betriebe gleichermaßen.
Besonders bemerkenswert: Der KI-gestützte Ausbildungsrahmenplan-Abgleich wird bereits in Zubido Basic verfügbar sein.
Denn die Qualität einer Ausbildung sollte nicht vom gewählten Tarif abhängen.
Viele Softwareanbieter reagieren auf neue Anforderungen mit zusätzlichen Funktionen. Neue Dashboards kommen hinzu, weitere Auswertungen, zusätzliche Menüs und immer neue Konfigurationsmöglichkeiten. Das Ergebnis ist häufig vorhersehbar: Die Software kann mehr, wird aber nicht automatisch besser.
Die Zukunft des digitalen Berichtshefts dürfte deshalb weniger in einer stetig wachsenden Funktionsliste liegen als in einer besseren Orientierung. Nicht mehr Verwaltung sollte das Ziel sein, sondern mehr Unterstützung. Nicht mehr Software, sondern bessere Werkzeuge.
Künstliche Intelligenz wird dabei eine wichtige Rolle spielen. Allerdings nicht als Selbstzweck, sondern dort, wo sie Menschen konkret unterstützt: beim Verbessern von Berichten, bei der Übersetzung von Eingaben in anderen Sprachen, beim Erkennen von Zusammenhängen und beim Abgleich mit den Inhalten einer Ausbildung.
Der Beginn eines neuen Ausbildungsjahres ist einer der wenigen Zeitpunkte, an denen Prozesse ohne größere Reibungsverluste neu aufgesetzt werden können.
Neue Auszubildende starten ohne bestehende Gewohnheiten. Ausbildungsverantwortliche richten ihre Abläufe neu ein. Zuständigkeiten werden definiert. Kommunikationswege entstehen.
Wer in dieser Phase einen klaren Prozess etabliert, schafft Orientierung vom ersten Ausbildungstag an.
Wer dagegen zunächst mit Übergangslösungen arbeitet und erst später umstellt, muss häufig bestehende Routinen verändern und bereits entstandene Prozesse neu organisieren.
Der Ausbildungsstart bietet deshalb einen natürlichen Moment für eine nachhaltige Entscheidung.
Das digitale Berichtsheft war lange ein Pflichtdokument.
Mit Zubido wird daraus ein Werkzeug, das die Ausbildung aktiv unterstützt.
Die technischen Voraussetzungen dafür sind vorhanden. Künstliche Intelligenz kann Berichte analysieren. Ausbildungsrahmenpläne können automatisch berücksichtigt werden. Prozesse lassen sich vereinfachen.
Die entscheidende Frage ist deshalb nicht mehr, ob Ausbildung digital organisiert wird.
Sondern ob die eingesetzten Werkzeuge den Alltag tatsächlich einfacher machen.
Denn genau darin liegt der Unterschied zwischen Digitalisierung und Fortschritt.
Jetzt unverbindlich testen und mit dem neuen Ausbildungsjahr direkt digital starten.
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