Zubido Update v5.2: Alle HWK/IHK Ausbildungsrahmenpläne, KI-Berichtsheft-Prüfung und vieles mehr

Mit Zubido v5.2 wird das digitale Berichtsheft stärker mit Ausbildungsplanung, Lernstand und Organisation verbunden. Im Mittelpunkt stehen der Ausbildungsrahmenplan mit automatischer KI-Zuordnung aus dem Berichtsheft, der betriebliche Ausbildungsplan ab Zubido Plus und ein KI-Lernquiz, das sich am Ausbildungsstand der Azubis orientiert. Dazu kommen viele Optimierungen für Berichtsheft-Freigaben, Gruppen, Notizen, Übersicht und Abrechnung.

Vor dem Ausbildungsstart prüfen viele Betriebe, welche Software ihre Ausbildung wirklich einfacher macht. Ein digitales Berichtsheft ist dafür ein wichtiger Anfang. Entscheidend wird aber zunehmend, ob eine Lösung auch sichtbar macht, was in der Ausbildung passiert, welche Inhalte bereits behandelt wurden und wie Ausbildungsverantwortliche den Überblick behalten.

Genau hier setzt Zubido v5.2 an. Das Update macht aus dem Berichtsheft noch stärker eine Ausbildungs-App für den Alltag. Berichte bleiben der zentrale Nachweis, werden aber besser mit dem Ausbildungsrahmenplan, betrieblicher Planung, Lernunterstützung und Organisation verbunden.

Ausbildungsrahmenplan: Der wichtige Schritt ist die automatische KI-Zuordnung

Der Ausbildungsrahmenplan beschreibt, welche Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten im Verlauf einer Ausbildung vermittelt werden sollen. In der Praxis bleibt er aber oft ein Dokument im Hintergrund. Er ist fachlich wichtig, wird im Alltag aber selten konsequent mit dem Berichtsheft verbunden.

Mit Zubido v5.2 wird diese Verbindung deutlich stärker. Berichtshefteinträge können mithilfe von KI automatisch passenden Inhalten des Ausbildungsrahmenplans zugeordnet werden. Azubis schreiben ihre Tätigkeiten weiterhin natürlich im Berichtsheft. Es ist keine manuelle Zuordnung einzelner Berichte zu Ausbildungsinhalten nötig.

Das ist einer der wichtigsten Fortschritte des Updates. Aus dem laufenden Berichtsheft entsteht ein besserer Überblick darüber, welche Ausbildungsinhalte im Alltag bereits praktisch berührt wurden und wo noch Lücken entstehen können. Der Ausbildungsrahmenplan wird dadurch nicht als zusätzliche Verwaltungsaufgabe daneben gestellt, sondern mit den Einträgen verbunden, die ohnehin im Ausbildungsalltag entstehen.

Für Ausbildungsverantwortliche ist das besonders wertvoll. Berichte werden nicht nur gelesen und freigegeben, sondern können in einen fachlichen Zusammenhang eingeordnet werden. Für Azubis wird der eigene Ausbildungsfortschritt greifbarer. Inhalte können abgehakt, gemerkt oder priorisiert werden. So wird der Ausbildungsrahmenplan vom statischen Rahmen zu einer aktiveren Orientierung im Ausbildungsalltag.

Gerade darin liegt ein klarer Unterschied zu vielen klassischen Berichtsheft-Lösungen. Zubido digitalisiert nicht nur den Nachweis. Die App hilft dabei, die dokumentierte Ausbildung besser mit den vorgesehenen Ausbildungsinhalten zu verbinden.

Betrieblicher Ausbildungsplan: Offizielle Vorgaben und betriebliche Praxis zusammenführen

Nicht jeder Betrieb bildet nach exakt demselben Ablauf aus. Manche Inhalte werden in bestimmten Abteilungen vermittelt, andere über externe Lehrgänge, überbetriebliche Unterweisungen oder zu einem späteren Zeitpunkt. Deshalb ergänzt Zubido v5.2 den Ausbildungsrahmenplan um den betrieblichen Ausbildungsplan.

Der betriebliche Ausbildungsplan ist ab Zubido Plus verfügbar. Betriebe können damit je Beruf eigene Planungen anlegen, individuelle Lernfelder und Lernziele ergänzen und offizielle Inhalte so abbilden, wie sie im eigenen Ausbildungsalltag tatsächlich organisiert sind. Inhalte können als extern markiert oder ausgeblendet werden, wenn sie nicht direkt im Betrieb stattfinden.

Damit entsteht eine Verbindung zwischen dem offiziellen Rahmen und der realen Ausbildungspraxis. Der Ausbildungsrahmenplan zeigt, was grundsätzlich vorgesehen ist. Der betriebliche Ausbildungsplan zeigt, wie der Betrieb diese Inhalte konkret organisiert. Zusammen mit der automatischen KI-Zuordnung aus dem Berichtsheft entsteht ein deutlich klareres Bild der Ausbildung.

Für Betriebe, die zum Ausbildungsstart eine passende Ausbildungssoftware suchen, ist das ein wichtiger Punkt. Zubido hilft nicht nur beim Führen des Berichtshefts, sondern auch dabei, Ausbildung nachvollziehbarer zu strukturieren.

KI-Lernquiz: Persönliche Lernhilfe für Azubis

Mit dem KI-Lernquiz bekommt Zubido ein neues Modul nur für Azubis. Das Quiz ist als persönliche Lernhilfe gedacht und orientiert sich am individuellen Ausbildungsstand. Die Fragen werden mithilfe von KI aus Ausbildungsinhalten und bisherigen Berichtsheftbezügen abgeleitet.

Wichtig ist die klare Rollenlogik: Das KI-Lernquiz ist kein Kontrollinstrument für Betriebe. Ausbildungspersonen sehen keine Quiz-Ergebnisse. Es geht um Wiederholung, Selbstkontrolle und Vorbereitung für Azubis, nicht um eine zusätzliche Leistungsübersicht.

Dadurch bekommt das Berichtsheft einen weiteren praktischen Nutzen. Was im Ausbildungsalltag dokumentiert wurde, kann später beim Lernen wieder aufgegriffen werden. Inhalte lassen sich wiederholen, Wissen kann überprüft werden, und Azubis erhalten eine zusätzliche Möglichkeit, den eigenen Lernstand besser einzuschätzen.

Das KI-Lernquiz zahlt damit auf denselben Grundgedanken ein wie der neue Ausbildungsrahmenplan: Ausbildung soll nicht nur dokumentiert, sondern besser verstanden und begleitet werden.

Berichtsheft: Optimierungen für Prüfung, Kommentare und Freigabe

Auch das digitale Berichtsheft selbst wurde in Zubido v5.2 an wichtigen Stellen verbessert. Im Mittelpunkt stehen verfeinerte Abläufe beim Prüfen, Kommentieren, Ablehnen, Signieren und Korrigieren.

In der Wochenansicht können Berichte nun nicht nur signiert, sondern auch abgelehnt werden. Beide Schritte lassen sich mit Kommentar dokumentieren. Das ist wichtig, weil im Ausbildungsalltag selten nur ein formales Ja oder Nein gebraucht wird. Oft geht es darum, kurz zu erklären, warum ein Bericht freigegeben wird oder was vor einer Freigabe noch angepasst werden soll.

Azubis können Einreichungen außerdem zurückziehen. Wenn nach dem Einreichen noch etwas auffällt, muss der Prozess dadurch nicht unnötig kompliziert werden. Ein Bericht kann korrigiert und sauber erneut eingereicht werden.

Zusätzlich können alte Berichtshefte hochgeladen und beim Export berücksichtigt werden. Das hilft besonders dann, wenn vor der Nutzung von Zubido bereits Ausbildungsnachweise geführt wurden und später ein möglichst vollständiger Export benötigt wird. In Berichtsheft-PDFs werden Zeiten je Tätigkeit detaillierter dargestellt.

KI im Berichtsheft: Unterstützung, aber kein automatisches Ausfüllen

KI im Berichtsheft muss klar eingeordnet werden. Zubido v5.2 ist nicht dafür gedacht, dass Berichte automatisch geschrieben werden. Das Berichtsheft bleibt die eigene Dokumentation der Azubis.

Die KI-Prüfung funktioniert als Coach. Sie kann Hinweise geben, etwa zu Zeiten, Tätigkeitsarten, Rechtschreibung oder Inhalt. Die Schreibhilfe ist vor allem eine Hilfe zur Rechtschreibkorrektur und Übersetzung. Sie unterstützt beim Verbessern von Formulierungen, ersetzt aber nicht das eigene Schreiben und sie ist auf Wunsch betriebsweit oder auf Azubi-Ebene deaktivierbar. 

Gerade für Betriebe ist diese Grenze wichtig. Digitale Unterstützung kann helfen, Fehler zu reduzieren und Einträge verständlicher zu machen, ohne die Eigenleistung im Berichtsheft zu ersetzen. Betriebe können KI-Funktionen steuern oder deaktivieren und die Unterstützung passend zur eigenen Ausbildungspraxis einsetzen.

Mehr Übersicht für Ausbildungspersonen: Azubis markieren und schneller finden

Wer viele Azubis betreut oder organisatorisch zugeordnet bekommt, braucht eine schnelle Orientierung. Nicht alle Personen in einer Liste sind im Alltag gleich relevant. Manche Azubis werden regelmäßig aktiv betreut, andere sind nur formal oder in Vertretung zugeordnet.

Dafür bringt Zubido v5.2 eine Bookmark-Funktion. Azubis können markiert werden und erscheinen dadurch in Übersichten weiter oben. Diese Priorisierung wird im Bereich Ausbildung breiter angewendet und hilft besonders Ausbildungspersonen mit vielen Zuordnungen.

Das klingt klein, spart aber im Alltag spürbar Suchaufwand. Die wichtigsten Azubis sind schneller erreichbar, ohne dass die grundsätzliche Zuordnung verändert werden muss.

Gruppennotizen: Informationen, Dateien und Termine an einem Ort

Gruppen werden in Zubido v5.2 stärker als Organisationsfläche nutzbar. Mit Gruppennotizen lassen sich Informationen gezielt für eine Gruppe hinterlegen. Dateien können bereitgestellt, Termine festgehalten und Erinnerungen ergänzt werden.

Damit entsteht eine Art digitales schwarzes Brett für Ausbildungsgruppen, Teams oder bestimmte Zuständigkeiten. Informationen müssen nicht einzeln verschickt oder in Chats gesucht werden, sondern können dort abgelegt werden, wo sie relevant sind.

Für Betriebe ist das besonders praktisch, wenn mehrere Azubis oder Ausbildungspersonen gemeinsam an Themen, Terminen, Unterlagen oder organisatorischen Hinweisen arbeiten.

Abrechnung: Neue Premium-Stufen und Rechnungsoptionen

Zubido Premium ist jetzt auch für kleinere Unternehmen verfügbar. Die neuen Premium-Stufen: 1-5, 6-10, 11-15 und 16-25 Azubis öffnen die Zahlung auf Rechnung jetzt auch für die Aufsteiger unter den Ausbildungsbetrieben.

Das ist besonders für Betriebe wichtig, die gerne jährlich auf Rechnung abrechnen möchten. Viele Unternehmen können oder möchten Software nicht per monatlicher Kartenabbuchung bezahlen, sondern bevorzugen eine klassische Rechnung für Einkauf und Buchhaltung. Bisher war die größere Premium-Stufe für kleinere Betriebe oft zu breit. Die neuen Stufen machen den Einstieg in Premium mit jährlicher Rechnung easy.

Zusätzlich können Rechnungen um Felder wie Lieferantennummer oder Kostenstelle ergänzt werden. Das erleichtert die interne Zuordnung. Auch E-Mail-Adressen für Rechnungen und Abrechnungsinformationen lassen sich gezielter hinterlegen, damit die richtigen Informationen direkt bei den passenden Stellen ankommen.

Warum das Update gerade zum Ausbildungsstart wichtig ist

Vor dem Ausbildungsstart suchen viele Betriebe nach einer Lösung, die schnell eingeführt werden kann und viel mehr bietet, als eine digitale Ablage für Berichte. Genau an dieser Stelle ist Zubido v5.2 stark.

Das Berichtsheft bleibt einfach genug für Azubis. Gleichzeitig bekommen Ausbildungsverantwortliche mehr Einblick in Fortschritt, Inhalte und Organisation. Der Ausbildungsrahmenplan wird nicht als zusätzlicher Verwaltungsaufwand eingeführt, sondern durch die KI-Zuordnung mit dem verbunden, was ohnehin im Berichtsheft steht.

Damit setzt Zubido dort an, wo digitale Ausbildungslösungen im Alltag wirklich helfen müssen: weniger Nachverfolgen, bessere Übersicht, klarere Zuständigkeiten und mehr Verbindung zwischen Nachweis, Planung und Lernen.

Neue Features in Zubido v5.2 auf einen Blick

Die wichtigsten Neuerungen von Zubido v5.2 für digitales Berichtsheft, Ausbildungssoftware und Ausbildungsorganisation:

• Ausbildungsrahmenplan digital nutzen: Zubido verbindet Berichtshefteinträge smart mit den offiziellen Ausbildungsinhalten.
• Smarte KI-Zuordnung im Berichtsheft: Tätigkeiten aus dem Berichtsheft können passenden Inhalten des Ausbildungsrahmenplans zugeordnet werden.
• Betrieblicher Ausbildungsplan ab Zubido Plus: Betriebe können eigene Ausbildungsabläufe, Lernfelder und Lernziele je Beruf strukturieren.
• KI-Lernquiz für Azubis: Das neue Lernquiz unterstützt Wiederholung, Selbstkontrolle und Vorbereitung auf Basis des individuellen Ausbildungsstands.
• Bisherige Berichtshefte hochladen und exportieren: Bereits vorhandene Ausbildungsnachweise lassen sich beim späteren Export berücksichtigen.
• KI-Unterstützung ohne automatisches Ausfüllen: Zubido hilft bei Prüfung, Rechtschreibung, Übersetzung und Formulierung, ersetzt aber nicht die eigene Dokumentation der Azubis.
• Azubis schneller finden: Die neue Bookmark-Funktion hilft Ausbildungspersonen, einzelne Azubis in Übersichten zu priorisieren.
• Gruppennotizen für Ausbildungsorganisation: Informationen, Dateien, Termine und Erinnerungen können zentral für Gruppen hinterlegt werden.
• Neue Premium-Stufen für Betriebe: Die Abrechnung via Rechnung ist mit Stufen für 1-5, 6-10, 11-15 und 16-25 Azubis jetzt auch für kleinere Betriebsgrößen möglich.
• Verbesserte Rechnungsprozesse: Lieferantennummer, Kostenstelle und Rechnungs-E-Mail-Adressen lassen sich gezielter für Einkauf und Buchhaltung pflegen.

Fazit: Aus dem beliebten digitalen Berichtsheft wird eine noch stärkere Ausbildungs-App

Zubido v5.2 bringt neue Funktionen, aber vor allem einen klareren Nutzen. Der Ausbildungsrahmenplan mit KI-Matching, der betriebliche Ausbildungsplan und das KI-Lernquiz machen Ausbildung besser nachvollziehbar. Die Optimierungen im Berichtsheft, bei Gruppen, Notizen, Übersichten und Abrechnung sorgen dafür, dass der Alltag leichter und die Berichte besser werden.

Für Betriebe, die zum Ausbildungsstart eine passende Software suchen, ist das Update ein guter Zeitpunkt, die Ausbildung mit Zubido auf ein neues Level zu bringen. Die Einrichtung ist bewusst einfach gehalten, die Nutzung funktioniert als App und im Browser, und der Einstieg ist ohne lange Vorarbeit möglich.

Zubido kann 30 Tage kostenfrei getestet werden, ohne Angabe eines Zahlungsmittels. So lässt sich direkt prüfen, wie digitales Berichtsheft, Ausbildungsrahmenplan, KI-Unterstützung und Ausbildungsorganisation im eigenen Betrieb zusammenspielen. Jetzt starten!