Fragen und Antworten zu Gruppen

Gruppen strukturieren Personen im Ausbildungsalltag. Sie können Standorte, Abteilungen, Filialen, Klassen oder Jahrgänge abbilden und verbinden Mitglieder, Leitungspersonen, Pinnwand-Notizen, Sammelnachrichten und Sichtbarkeit.

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Was sind Gruppen in der App?

Gruppen sind ein eigener Bereich zur Strukturierung von Betrieben, Teams oder Personengruppen. Im Betrieb können Gruppen zum Beispiel Standorte, Abteilungen oder Filialen abbilden; bei externen Personen können es Klassen, Jahrgänge oder ähnliche Einheiten sein. In einer Gruppe gibt es normale Mitglieder, Gruppenleitungen, Sammelnachrichten und eine Pinnwand für Notizen. Leitungspersonen können außerdem Azubis aus der Gruppe über das jeweilige Profil passenden Ausbildenden dieser Gruppe zuordnen.

Wo finde ich Gruppen in der App?

Gruppen liegen in der Navigation im Bereich `Team`. Dort öffnet der Menüpunkt `Gruppen` die Gruppenübersicht. Sichtbar sind nur Gruppen, für die passende Rechte oder eine eigene Gruppenzugehörigkeit vorhanden sind.

Wer kann Gruppen verwalten?

Gruppen können von Personen mit Gruppenverwaltungsrecht verwaltet werden. Im Betrieb ist das typischerweise die Betriebsleitung; Ausbildende können dieses Recht zusätzlich erhalten. Bestimmte externe Rollen können Gruppen im eigenen externen Kontext verwalten. Im Firmenkontext gehört die Gruppenverwaltung zu den erweiterten Funktionen ab Plus.

Wie wird eine Gruppe erstellt?

Eine neue Gruppe wird im Bereich `Team > Gruppen` über den Plus-Button `Neue Gruppe` neben dem Seitentitel erstellt. Pflichtfeld ist der Titel. Beschreibung und Kategorie sind optional. Nach dem Speichern wird die Gruppe angelegt und kann anschließend mit Personen, Leitung, Pinnwand und Sammelnachricht genutzt werden, sofern die jeweiligen Funktionen verfügbar sind.

Was ist der Unterschied zwischen Personen und Leitung in einer Gruppe?

Personen sind normale Mitglieder einer Gruppe. Die Leitung ist eine separate Rolle innerhalb der Gruppe. Gruppenleitungen erhalten Zugriff auf die Azubis der Gruppe und können diesen Azubis über das jeweilige Profil Ausbildende der Gruppe zuweisen. Eine Person wird nicht gleichzeitig als normales Mitglied und als Leitung derselben Gruppe geführt.

Wie erstellt ein Betrieb einen Standort, eine Abteilung oder eine Filiale?

Ein Standort, eine Abteilung oder eine Filiale wird als Gruppe angelegt. Dafür im Bereich `Team > Gruppen` den Plus-Button `Neue Gruppe` neben dem Seitentitel nutzen. Als Titel kann zum Beispiel der Standort-, Abteilungs- oder Filialname eingetragen werden. Die Kategorie ist optional und kann genutzt werden, um mehrere Gruppen als Standort, Abteilung oder Filiale zu ordnen. Nach dem Anlegen können der Gruppe Personen aus dem Team zugewiesen werden.

Wie kann ein Betrieb Azubis nach Standort oder Abteilung organisieren?

Ein Betrieb kann Azubis über Gruppen nach Standort, Abteilung oder Filiale organisieren. Dafür wird im Bereich `Team > Gruppen` für jeden Standort oder jede Abteilung eine eigene Gruppe angelegt. Anschließend können die passenden Azubis und bei Bedarf Gruppenleitungen zugeordnet werden.

Sind Gruppen dasselbe wie Standorte oder Abteilungen?

Gruppen können Standorte, Abteilungen oder Filialen abbilden, sind aber flexibler. Eine Gruppe kann auch für Projektteams, Veranstaltungen, Klassen, Jahrgänge oder andere organisatorische Einheiten genutzt werden. Der Betrieb entscheidet, welche Struktur mit Gruppen abgebildet werden soll.

Können Gruppen für Projekte oder Veranstaltungen genutzt werden?

Ja, Gruppen können auch für Projekte, Veranstaltungen oder vorübergehende Teams genutzt werden. Sie müssen nicht dauerhaft einem Standort, einer Abteilung, einer Filiale, einer Klasse oder einem Jahrgang entsprechen. Entscheidend ist, dass die Gruppe Personen sinnvoll bündelt.

Kann eine Gruppe ohne Personen angelegt werden?

Ja, eine Gruppe kann zunächst ohne Personen angelegt werden. Beim Erstellen ist nur der Titel Pflicht. Personen oder Leitungen können später in der Gruppendetailseite ergänzt werden.

Kann eine Gruppe später geändert werden?

Ja, eine Gruppe kann später geändert werden. Titel, Beschreibung und Kategorie werden über den Button `Ändern` bearbeitet. Personen werden über `Personen verwalten` angepasst, Gruppenleitungen über `Leitung verwalten`. Notizen, Termine und Dateien können über die Pinnwand der Gruppe ergänzt oder bearbeitet werden.

Wie werden Personen einer Gruppe hinzugefügt?

Personen können in der Gruppendetailseite über den Button `Personen verwalten` hinzugefügt oder entfernt werden. Danach öffnet sich eine Auswahlliste mit passenden Personen. Eine Gruppenzuordnung kann außerdem direkt im Detailprofil einer Person im Bereich `Team` angepasst werden, wenn die aktuelle Rolle Gruppen verwalten darf. Nach dem Speichern wird die gewählte Liste als neuer Gruppenstand übernommen.

Kann eine Person in mehreren Gruppen sein?

Ja, eine Person kann mehreren Gruppen zugeordnet sein. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn eine Person zu einem Standort und zusätzlich zu einem Projektteam gehört. Gruppenleitungen können ebenfalls für mehrere Gruppen eingetragen sein.

Wie wird eine Gruppenleitung festgelegt?

Eine Gruppenleitung wird in der Gruppendetailseite im Bereich `Leitung` über den Button `Leitung verwalten` festgelegt. Dort können Ausbildende ausgewählt und gespeichert werden. Wird eine Person als Leitung ausgewählt, wird sie in dieser Gruppe nicht zusätzlich als normales Mitglied geführt.

Was kann eine Gruppenleitung tun?

Eine Gruppenleitung sieht die Azubis ihrer Gruppe und kann deren Berichtshefte ansehen. Das kann zum Beispiel eine ausbildungsverantwortliche Person für einen ganzen Standort sein. Außerdem kann die Gruppenleitung den Azubis im jeweiligen Profil passende Ausbildende aus derselben Gruppe zuordnen. Die Pinnwand und Sammelnachrichten der Gruppe können Gruppenleitungen ebenfalls nutzen.

Warum sehe ich eine Gruppe nicht?

Eine Gruppe ist nur sichtbar, wenn passende Gruppenrechte oder eine eigene Gruppenzugehörigkeit vorhanden sind. Personen mit voller Gruppenberechtigung sehen die Gruppen ihres Kontexts. Personen mit Leserecht sehen Gruppen, in denen sie als normales Mitglied oder als Leitung eingetragen sind. Für Betriebe sind Gruppen erst ab Plus verfügbar.

Was passiert, wenn eine Gruppe gelöscht wird?

Beim Löschen wird die Gruppe entfernt und die Gruppenzuordnung wird bei den betroffenen Personen bereinigt. Das betrifft normale Mitgliedschaften und Gruppenleitungen. Zugehörige Gruppennotizen auf der Pinnwand werden ebenfalls gelöscht.

Was ist die Pinnwand in einer Gruppe?

Die Pinnwand ist der Notizbereich einer Gruppe. Dort können Hinweise, Dateien, Termine oder sonstige Informationen zur Gruppe abgelegt werden. Bei Terminen kann eine Erinnerung gesetzt werden; dabei können auch alle berechtigten Personen in der Gruppe benachrichtigt werden. Bearbeiten können die Pinnwand Personen mit Gruppenverwaltungsrecht oder Gruppenleitungen; sichtbar ist sie, wenn Einträge vorhanden sind oder Bearbeitung erlaubt ist.

Können Gruppen für Sammelnachrichten genutzt werden?

Ja, aus einer Gruppendetailseite kann eine Sammelnachricht an die Gruppe gestartet werden, wenn der Chat verfügbar ist und die Gruppe mindestens eine Leitung oder ein Mitglied enthält. Dafür erscheint in der Gruppe der Einstieg `Sammelnachricht`. Die Nachricht wird über den Chat versendet.

Was ist der Unterschied zwischen einer Gruppe und einer Chatgruppe?

Eine Gruppe ist eine organisatorische Struktur im Bereich `Team`. Sie kann Personen bündeln, Gruppenleitungen festlegen, eine Pinnwand enthalten und als Ziel für Sammelnachrichten dienen. Eine Chatgruppe wie in Messenger-Apps wird nicht frei angelegt. Nachrichten an Gruppen laufen als Sammelnachrichten über den Chat.

Wer wird bei Gruppenänderungen benachrichtigt?

Bei Gruppenänderungen wird die Person benachrichtigt, deren Zuordnung geändert wurde. Wer einer Gruppe hinzugefügt oder aus einer Gruppe entfernt wird, kann dazu eine Meldung erhalten. Das gilt auch, wenn eine Person als Gruppenleitung hinzugefügt oder aus der Leitung entfernt wird. Andere Gruppenmitglieder werden nicht automatisch über jede Änderung in der Gruppe informiert.

Können Azubis Gruppen sehen?

Azubis können Gruppen sehen, denen sie zugeordnet sind. Für Azubis sind Gruppen kein Verwaltungswerkzeug, sondern eine sichtbare Gruppenzugehörigkeit.

Sieht ein Azubi andere Azubis in einer Gruppe?

Ja, ein Azubi kann andere Azubis sehen, die derselben Gruppe zugeordnet sind. Die Anzeige ist aber eingeschränkt: sichtbar sind nur Basisangaben wie Name und Beruf. Eine Detailansicht anderer Azubis ist darüber nicht verfügbar.

Können Gruppen für Klassen oder Jahrgänge genutzt werden?

Ja, Gruppen können auch für Klassen, Jahrgänge oder ähnliche Personengruppen genutzt werden. Im externen Kontext sind diese Beispiele ausdrücklich vorgesehen. Im Betrieb werden Gruppen häufiger für Standorte, Abteilungen oder Filialen genutzt, können aber auch für andere organisatorische Einheiten angelegt werden.

Welche Berechtigung brauchen Ausbildende zum Verwalten von Gruppen?

Ausbildende brauchen die Berechtigung `Team verwalten`, um Gruppen zu verwalten. Die Berechtigung wird im Bereich `Team` im Detailprofil der ausbildenden Person gesetzt. Dort den Abschnitt `Berechtigungen` öffnen, `Berechtigungen ändern` wählen und `Team verwalten` aktivieren.

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